Lego Flow Game - en 50 minutes, le Waterfall, le Scrum et le Kanban tu différencieras !

Le Lego Flow Game fait partie des serious games que j’affectionne : ils sont certes ludiques, mais surtout apportent une connaissance, une compétence ou un savoir-être supplémentaire.
Pour ma part ce fut le challenge de faire comprendre le classique Waterfall, l’itératif Scrum et le file de l’eau Kanban à des potentiels newbies de l’agilité.

C’est un exercice que j’ai connu en décembre 2021 dernier, à l’occasion d’un atelier proposé à l’Agile Tour Rennes dans le couvent des Jacobins. Et ce fut une révélation !

D’abord, j’étais sceptique : la promesse de Nicolas ARHAN et de son équipe Sopra Steria, de faire appréhender toutes ces notions dans un seul atelier, si court qui plus est ! (moins d’une heure…) => il fallait que je voie ça de mes propres yeux !

Et j’ai pris une claque !
D’abord parce que le cadre était très clair et l’atelier très bien accompagné.
Ensuite parce qu’on s’est toutes et tous très vite pris au jeu.
Enfin, parce qu’il n’y a jamais eu de transmission d’informations descendante : toutes les observations, les réflexions et les conclusions ont eu lieu lors des débriefs et ont émergé des participants eux-mêmes. Et je vous le donne en mille : on apprend et on mémorise mille fois plus quand nous manipulons et tirons les conclusions par nous-mêmes !

Dès lors, sans prendre de notes, j’ai retenu tout ce qu’il fallait mettre en place pour le rejouer, tellement je suis sortie de l’atelier émerveillée.

Je vous livre donc ici, le matériel nécessaire, les phases de jeu et les concepts manipulés avec grand plaisir !

Le matériel de base

Pour 12 participants à l’atelier :

• 1 calendrier Lego type “City” - l’objectif étant d’avoir 24 figurines à construire (prix moyen : 18 euros et on en trouve même encore en juin !)
• du papier cartonné de couleur, ré-utilisable pour dissocier visuellement les phases du jeu
• 4 stylos
• des ciseaux
• 20 trombones
• 24 petits sacs congélations avec leur moyen de fermeture
• 2 feuilles de papier à imprimer (pour les grilles du pilote)
• un chronomètre pour indiquer toutes les 30 secondes

Pour plus de participants : investir dans un 2ème calendrier 😉

La préparation du jeu

La découpe du calendrier

Si comme moi vous êtes parents, c’est la partie la plus compliquée à gérer émotionnellement auprès de vos enfants : “Mais pourquoi tu détruis le calendrier maman ?!”.
L’objectif est de :

• récupérer en bon état les images des cases (partie face avec 1 numéro et partie pile avec la notice de montage)
• récupérer les sachets, les ouvrir et les déverser un à un dans un sachet de congélation, refermé par une tige de fer (n’hésitez pas à faire ressortir votre côté sadique en enroulant plusieurs fois le sachet : le temps de son ouverture et de sa fermeture joueront un rôle important par la suite, vous verrez 😈)

La préparation des fiches pilote

Un des rôles possibles pour les participants est celui du pilote : il aura à formaliser des indicateurs tout au long des phases. Il lui sera donc nécessaire d’avoir trois fiches pré-imprimées (une pour chaque phase de l’atelier).

Le découpage des cartons

A peu près 5 cm sur 5 cm, découpez maximum 72 carrés dans trois couleurs différentes (24 de chaque couleur).

L’assemblage des trombones

Une autre partie un peu sadique : l’entremêlage des trombones.
Il s’agit de les accrocher les uns aux autres pour créer une difficulté supplémentaire.
Prévoyez-en 10 maximum par équipe.

Les étiquettes de rôles

Vous allez bientôt découvrir les différents rôles de l’atelier : afin de faciliter le positionnement de chacune et chacun, j’ai apporté cette amélioration dès mon deuxième test en live. Cela permet de plus facilement se repérer dans le “qui fait quoi ?”
Voire pour une version plus longue, ces petits cartons permettraient d’échanger de rôles et de le visualiser plus rapidement.

Note : j’aime prévoir un environnement “sécurisé” pour mes ateliers. Pour ces étiquettes, j’ai pensé à noté les équivalences masculin / féminin en fonction de qui jouera le rôle en question.

Le tas de sachets Lego

J’ai joué deux versions :

1. une première où les sachets étaient distribués sur les différentes équipes selon les cases de calendrier distribuées - cela nécessite une préparation supplémentaire à savoir associer les cases et leur sachet ;
2. une seconde où je n’avais pas pris le temps de faire cette association case-sachet : le nombre d’équipes étant important (5 équipes de 6), j’ai déposé l’ensemble des sachets à un seul et même endroit.

L’avantage de la deuxième version, c’est que cela ajoute de la complexité à la tâche du fournisseur (il ne s’agirait pas de rendre l’atelier trop facile !).

La mise en place

La présentation des rôles

Le cadre de l’atelier est très important : pour qu’il soit efficace et que les explications ne soit pas trop longues, il est nécessaires de structurer visuellement les rôles des participants et les phases.
Idée d’amélioration : imprimer + plastifier les fiches de rôles pour que chacun l’ait sous les yeux (utile notamment pour la première phase où les actions ne sont pas encore assimilées).

Il y a 6 rôles à présenter :

L’analyste

Business analyst, analyste fonctionnel, … c’est la casquette qui a en charge d’analyser le besoin (ici, la carte de Lego souhaitée) et de le traduire en quelque chose de compréhensible pour l’équipe de réalisation.

Le fournisseur

Equivalent des parties prenantes, il représente les acteurs dont dépend l’équipe pour continuer ses actions.
C’est lui qui est en charge de trouver le sachet correspondant au besoin indiqué par l’analyste et à destination du réalisateur de l’équipe.

Le réalisateur / la réalisatrice

Vous avez toujours aimé les Lego ? ce rôle est fait pour vous !
Equivalent du rôle des développeurs et des développeuses, le rôle consiste à faire, à produire, à réaliser.

Le testeur / la testeuse

Vous êtes garant de la qualité : une fois validé par vos soins, ce qui a été produit sera présenté au client.

Le ou la pilote

Vous êtes l’observateur de votre équipe : toutes les trentes secondes, vous allez noter le stock de sachets de Lego aux mains de votre équipe.
Ce tableau servira de révélateur du rythme de votre équipe au travers les différentes phases de l’atelier.

En cas de répartition sur des équipes de 4 personnes, ce rôle est optionnel : il peut être expliqué par la suite par une équipe plus grande ou par l’animateur.

Le client / la cliente

En ce qui concerne ce rôle spécifique, je les prends à part avant le début du jeu : de même que pour les testeurs, leur rôle consistera à valider la PARFAITE adéquation entre la demande initiale (la case de calendrier) et ce qui a été produit.
Et je leur demande d’être ultra-pointilleux : l’écart des bras, une brique mal imbriquée, un chapeau de travers… ce sera un refus !

Ce rôle, dans le cas de répartition des équipes de 4 ou 5 personnes, est assuré par l’animateur en fin de chaque phase.

La répartition des équipes

Vous intervenez dans un atelier, vous deviez être 24, donc vous êtes partis sur 4 équipes de 6 personnes.
Et là : patatra ! deux personnes sont absentes, une autre est à distance, et c’est toute l’organisation qui est à revoir.

Je vous donne ici les astuces d’organisation de dernière seconde : l’idée est d’avoir à minima des équipes de 4 et maximum des équipes de 6.
Le rôle du client étant optionnel et le rôle du pilote dans une moindre mesure aussi. L’animateur de l’atelier pourra se substituer à l’un ou l’autre (voire les deux) pour permettre au jeu de se dérouler correctement.

Voici la répartition que vous pouvez alors rapidement calculer :

Enfin, concernant les casquettes, je conseille de mélanger les rôles véritables des participants pour qu’ils puissent vivre la vie d’autres rôles. Par exemple, je demande aux managers de prendre des rôles d’analyste, de réalisateur ou de testeur. A l’inverse, je demande aux développeurs de jouer le pilote.
Rien de tel pour développer encore un peu d’empathie.

La rassurance

On n’est pas là pour se battre ou pour gagner un lot ! Pas de notion de compétitivité donc, ni de mise en stress, elle viendra bien assez naturellement selon le mood de vos équipes.
De la même manière, et cela vaut pour chaque serious game que je pratique : il n’y a pas obligation de jouer. On peut très bien rester observateur (c’est d’ailleurs le cas par défaut des participants… en visio !). Je n’ai pas encore trouver de mode de jeu efficace pour les inclure.

Le choix du rôle de chacun

Une fois toutes ces informations en main, chacun se choisit son rôle, en fonction de ses appétences.
C’est à cette étape que l’on distribue :

• les cartes rôles à chacun
• 1 stylo et les cartons de couleur aux analystes
• 1 stylo et la fiche pilote aux éventuels pilotes
• les trombones
• entre 7 et 10 cases au hasard

Les phases de jeu

Waterfall - 6 minutes

Dans ce mode, on fonctionne en étape : l’équipe se voit attitrer un nombre de produits à délivrer (je pars la plupart du temps à 5) et tant que l’étape d’analyse n’est pas terminée pour les 5 premières cases, il ne passe pas la main au fournisseur, et ainsi de suite.
Les étapes sont indépendantes et requiert des compétences acquises par seulement chacun des spécialistes. Pas d’entraide possible donc lors de cette phase.
D’ailleurs, si on veut faire l’analogie avec le vrai mode projet en entreprise, lorsque l’analyste écrit sa spécification, le devéloppeur lui est encore sur la phase réalisation d’un précédent projet. Il n’est donc que peu ou pas disponible pour le projet en cours.

Autre particularité, tout défaut repéré en phase de test est… jeté ! irrécupérable.

Itératif - 3 x 2 minutes

C’est le mode Scrum par excellence qui se jouera en trois itérations de 2 minutes. Avant le début de chacune d’elles, les équipes auront 30 secondes pour se mettre d’accord sur un nombre de produits finis en fin d’itération.
Lorsque l’itération commence, chaque expert peu passer la main au suivant dès qu’il a terminé son étape pour une seule case.

Dans cette phase, les équipes peuvent collaborer, mais j’aime à ne pas le préciser tout de suite : je le fais remarquer à la fin de la première itération si les équipes ne s’y sont pas tournées naturellement. C’est aussi très intéressant à observer : ce ne sont pas toujours celles que l’on croit qui vont instinctivement incorporer de l’entraide dans leur première itération, ou du moins, poser la question. Une seule règle : on revient à son expertise première dès lors qu’une case ou un sachet nous parvient.

Ici, les défauts peuvent être détectés au plus tôt et surtout, renvoyés à l’étape précédente.

A la fin de l’itération, on fait un rapide débrief sur comment faire mieux / plus confortable / plus efficace / moins stressant, une sorte de rétrospective quoi !

Et rebelote : on estime un nombre de produits finis pour la prochaine itération, en prenant en compte ce que l’on a déjà produit, et c’est reparti !

File de l’eau - 6 minutes

Là on va se positionner sur un mode Kanban (prononcé “Kane-bane” - je vous renvoie à cette courte vidéo).
Plus besoin d’estimer, par contre, on va indique une WIP limit (work in progress) par étape afin de simuler un système en flux tirés : l’étape qui nous suit ne vient s’alimenter de l’étape précédente que si son WIP n’est pas encore atteint.

Par exemple, si en tant que fournisseur, j’ai un WIP à 2 et que je n’ai qu’un seul Lego en cours de réalisation, je vais pouvoir venir piocher chez mon analyste un sachet supplémentaire (ce cas peut exister si par exemple mon testeur n’a rien à faire et vient m’aider). Car là aussi, l’entraide est possible, à condition de revenir à son expertise au moment où les sachets sont disponibles en entrée.

Et là aussi, les défauts peuvent revenir en arrière pour être corrigés.

Précisions

Pour chaque fin de phase, il y a une étape de remise à zéro qui consiste à permettre à la phase suivante de commencer dans les mêmes conditions que la précédente :

De mémoire, il y avait une partie graphique à la fin qui permettait d’afficher plus clairement le “relevé de compteurs” établi par les pilotes de chaque équipe.
Etant seule à animer l’atelier, et cette consolidation d’indicateurs sous Excel étant chronophage, je ne me suis pas encore attelée, mais la comparaison des trois fiches est déjà très parlante.

Cela fait un sacré barda à emporter ! comment faire ?
Personnellement, j’ai opté pour un sac super pratique : clin d’oeil aux 10 km de Tours 😉

Débrief

La force de cet atelier réside dans les moments de débriefs. L’objectif n’est pas de définir quel cadre de travail est mieux que l’autre, mais plutôt d’identifier les avantages et les inconvénients de chacun par rapport au vécu de l’atelier.

Pour aller plus loin, je creuse avec les équipes les corrélations avec leur vie de tous les jours pour déterminer des points d’attention ou bien les faire tester telle ou telle façon de faire.

Je suis aussi transparente avec les biais de ces exercices : par exemple, peut-être que le Waterfall aurait pû fonctionner si on vous avait imposé qu’un seul ou deux cases de calendrier à réaliser (car oui spoiler alert : les 5 items ne sont JAMAIS réalisés !) ; ou bien peut-être qu’avec un analyste ou un réalisateur de plus, on aurait pû s’organiser efficacement.

La conclusion que j’aime avoir est “il faut tester pour approuver ou désapprouver” : il n’y a pas mieux que de tirer ses propres conclusions soi-même !

Une coquille ? c’est normal ! j’écris avec passion ! N’hésitez à me l’indiquer sur mon article !